How Corporate India is Revamping Travel & Entertainment Expenses

Reflektor na wydatki na podróże i rozrywkę w indyjskich korporacjach

W indyjskich przedsiębiorstwach, Koszty podróży i rozrywki (T&E) wzrosły i stały się największym kontrolowanym wydatkiem, przewyższając nawet wynagrodzenia pracowników i koszty administracyjne. Ten gwałtowny wzrost wydatków na podróże służbowe i rozrywkę skłonił firmy do ponownego przemyślenia swoich zasad zarządzania wydatkami i polityki podróży, ze szczególnym uwzględnieniem oszczędności i efektywności operacyjnej.

Ostatnie badania podkreślają wyraźne różnice między korporacjami międzynarodowymi (MNC) a mikro, małymi i średnimi przedsiębiorstwami (MŚP) w sposobie, w jaki podchodzą do podróże służbowe, egzekwowanie zasad i wdrażanie narzędzi cyfrowych. Podczas gdy korporacje międzynarodowe często przyjmują hybrydowe i zdalne modele pracy, ułatwiając elastyczność podróżowania, MŚP zwykle wymagają pełnej obecności w biurze i napotykają większe wyzwania w zarządzaniu zatwierdzaniem podróży i zgodnością.

Wzorce podróży i zgodność z zasadami

W dużych przedsiębiorstwach i korporacjach międzynarodowych przejście na hybrydowe modele pracy – z wymogiem obecności pracowników w biurze przez około 12 dni w miesiącu – wpłynęło na popyt na podróże i alokację budżetów. Natomiast MŚP nadal działają głównie w oparciu o pełny wymiar czasu pracy w biurze, co w połączeniu z bardziej złożonymi procesami zatwierdzania skutkuje większymi obciążeniami administracyjnymi związanymi z podróżami służbowymi.

Konkretnie, MŚP zgłaszają niemal dwukrotnie większe trudności w uzyskaniu zgody na podróże i utrzymaniu zgodności z polityką w porównaniu z ich większymi odpowiednikami. Ta różnica uwypukla potrzebę dostosowanych systemów zarządzania, aby sprostać różnym rozmiarom operacyjnym i priorytetom.

Digitalizacja i zarządzanie wydatkami

Rozdźwięk w adopcji technologii cyfrowych pomiędzy korporacjami międzynarodowymi (MNCs) a mikro, małymi i średnimi przedsiębiorstwami (MSME) jest znaczny. Korporacje międzynarodowe w szerokim zakresie wykorzystują platformy cyfrowe do rezerwacji podróży i zarządzania wydatkami, przy czym ponad 80% z nich używa różnorodnych narzędzi elektronicznych. To cyfrowe przesunięcie umożliwiło im usprawnienie procesów, zwiększenie przejrzystości i poprawę śledzenia kosztów. Natomiast blisko trzy czwarte mikro, małych i średnich przedsiębiorstw wciąż polegają na metodach manualnych, a jedynie 20% korzysta z rozwiązań cyfrowych przy rezerwacjach.

Podróże lotnicze stanowią główną część wydatków na podróże służbowe dla MŚP, a tuż za nimi plasują się koszty zakwaterowania i transportu naziemnego. Taki rozkład podkreśla, gdzie optymalizacja i działania mające na celu oszczędność kosztów mogą być najbardziej efektywne.

Rozwiązania płatnicze i partnerstwa strategiczne

Ciekawą ewolucją w zarządzaniu T&E jest zmiana postrzegania dostawców płatności w podróżach służbowych — z zwykłych dostawców transakcyjnych w cennych strategicznych partnerów. Duże przedsiębiorstwa priorytetowo traktują globalna skalowalność, zgodność z przepisami i integracja programów lojalnościowych, poszukujących rozwiązań płatniczych, które ujednolicają procesy związane z wydatkami i nagradzają podróżujących poprzez zwrot gotówki lub mile lotnicze.

Tymczasem MŚP kładą nacisk na prostotę, opłacalność i kontrolę w metodach płatności. Wiele z nich polega na osobistych kartach kredytowych lub zaliczkach gotówkowych, często ze względu na ograniczone możliwości lub ograniczenia zasobów. Jednak znaczna część wyraża zainteresowanie kompleksowymi, zintegrowanymi platformami płatniczymi, które mogą uprościć zarządzanie i zwiększyć kontrolę nad wydatkami.

Trendy w realizacji zamówień w branży turystycznej i wykorzystaniu danych

Większość przedsiębiorstw skłania się ku hybrydowemu modelowi agencji podróży, który łączy usługi online i offline, aby zapewnić bezproblemową realizację podróży. Przedsiębiorstwa, zwłaszcza MŚP, analizują historyczne i bieżące dane dotyczące wydatków, aby negocjować z dostawcami i optymalizować wydatki związane z podróżami w czasie rzeczywistym.

Strategiczne wykorzystanie danych, w połączeniu z rosnącą automatyzacją, prowadzi do większej zgodności z przepisami, kontroli kosztów i efektywności operacyjnej w różnych sektorach.

Krótka historia trendów w wydatkach na podróże służbowe

Historycznie, podróże służbowe stanowiły stały element działalności korporacyjnej, ale ich zarządzanie było mniej ustrukturyzowane i bardziej zdecentralizowane. Rozwój platform cyfrowych i narzędzi do zarządzania wydatkami w ciągu ostatniej dekady znacząco zmienił tę dynamikę.

Pojawienie się korporacyjnych kart podróżnych, usprawnionych przepływów akceptacji i zintegrowanych platform płatniczych wprowadziło nowe poziomy kontroli i przejrzystości. W Indiach rosnący wpływ korporacji międzynarodowych i ich najlepszych praktyk stopniowo inspiruje MŚP do przyjmowania bardziej zaawansowanych podejść, choć różnice nadal istnieją.

Jednocześnie, ewoluujące modele pracy – przyspieszone przez zmiany w globalnej kulturze biznesowej – wpłynęły na częstotliwość i wzorce podróży. Hybrydowe i zdalne formy pracy zmniejszyły niektóre potrzeby podróżnicze, ale zwiększyły zapotrzebowanie na elastyczne i ekonomiczne narzędzia do zarządzania podróżami.

Patrząc w przyszłość: Przyszłość zarządzania kosztami podróży i rozrywki (T&E) w Indiach

Trajektoria wskazuje na stopniowe niwelowanie luki technologicznej i procesowej między korporacjami międzynarodowymi a MŚP. Wzrost wiedzy na temat wdrażania narzędzi cyfrowych, w połączeniu z zapotrzebowaniem na zintegrowane rozwiązania płatnicze, wskazuje na bardziej efektywny i transparentny ekosystem wydatków na podróże służbowe w indyjskich korporacjach.

Ponadto, globalne wymogi dotyczące zgodności i skalowalności prawdopodobnie przyczynią się do dalszych innowacji w zarządzaniu podróżami służbowymi, szczególnie w miarę jak indyjskie firmy rozszerzają swoją obecność międzynarodową i aktywnie uczestniczą w globalnych rynkach.

To skupienie się na efektywnym zarządzaniu wydatkami na podróże i pobyt (T&E) jest niezbędne nie tylko do osiągnięcia oszczędności kosztów, ale także do zwiększenia zadowolenia pracowników, zapewnienia zgodności z przepisami i egzekwowania polityk – kluczowych składników trwałego wzrostu korporacyjnego.

Implikacje dla branży żeglarskiej i wypożyczalni łodzi

Chociaż główny nacisk kładziony jest na korporacyjne podróże służbowe, trendy w kierunku digitalizacji i zintegrowanego zarządzania wydatkami oferują również istotne lekcje dla sektory żeglugi i wynajmu łodzi. W miarę jak firmy i konsumenci poszukują większej wygody i kontroli kosztów, usługi obejmujące cyfrową rezerwację, bezproblemowe płatności i nadzór nad wydatkami będą się wyróżniać.

W przypadku destynacji atrakcyjnych dla turystyki morskiej, poprawa efektywności podróży służbowych może przełożyć się na częstsze wizyty profesjonalistów z branży, operatorów czarteru jachtów, a nawet firmowe imprezy motywacyjne organizowane na jachtach żaglowych lub łodziach. To z kolei wzmacnia popyt na wysokiej jakości usługi czarterowe i infrastrukturę mariny.

Summary and Final Thoughts

Indyjskie firmy zwracają szczególną uwagę na koszty Podróży i Rozrywki, które obecnie są wiodącym kontrolowanym wydatkiem, przewyższającym koszty pracownicze w wielu organizacjach. Różnice w stylach zarządzania między MNC i MŚP ujawniają istotne luki w zakresie cyfryzacji, zgodności z polityką i rozwiązań płatniczych.

Duże przedsiębiorstwa kładą nacisk na globalne standardy, automatyzację i integrację, podczas gdy mniejsze firmy priorytetowo traktują prostotę i przystępność cenową. Rozwój hybrydowych modeli podróży oraz zwiększone wykorzystanie negocjacji opartych na danych wskazują na zmieniający się krajobraz w zarządzaniu podróżami służbowymi, który obiecuje większą wydajność i oszczędności kosztów.

Dla dynamicznego świata żeglarstwa, jachtingu i rekreacji wodnej, te spostrzeżenia odzwierciedlają rosnące możliwości. W miarę jak osoby podróżujące służbowo poszukują płynnych i kontrolowanych doświadczeń podróżniczych, branża może skorzystać z oferowania elastycznych, zaawansowanych technologicznie opcji czarteru i żeglugi, które zaspokoją te pojawiające się potrzeby biznesowe.

Dla zainteresowanych eksplorowaniem czarterów jachtów, wynajmu łodzi i przygód żeglarskich wpisujących się w te dynamiki podróży, międzynarodowy rynek znajduje się pod adresem: GetBoat.com oferuje szeroki wachlarz opcji, aby dopasować się do każdego gustu i budżetu, wypełniając lukę pomiędzy efektywnym zarządzaniem podróżą a niezapomnianymi wrażeniami na wodzie.