Keeping a Ship Log – How and Why to Document Your Voyage

Commencez votre journal de bord chaque jour par un enregistrement concis qui note la latitude, la longitude, le cap, la météo du jour et tout changement météorologique qui surviendrait. Pour les navires en mer, cette traînée matérielle vers la côte constitue une archive pratique à laquelle vous pouvez vous fier lors de réparations, de mises à jour de cartes ou de changements de plans.

Intégrez la tenue d'un journal de bord à votre routine : consignez le cap, l'état des voiles, les observations notables et le nom de la personne de quart. Indiquez les distances parcourues, les jours de quart et toutes les vérifications de l'équipement. Une entrée de journal de bord claire rend l'information accessible lorsque vous en avez le plus besoin et facilite les décisions rapides ainsi que la planification à long terme.

Dans les cercles d'écriture, un auteur nommé William a démontré l'intérêt d'une structure rigoureuse : saisir quelque chose de petit maintenant, et cela devient une référence lorsque des décisions plus importantes se présentent. Vos notes doivent couvrir à la fois les événements quotidiens et l'inattendu, afin de conserver une trace complète de ce qui s'est passé à bord et avec vos navires.

Clôturez chaque quart de travail par un bref récapitulatif : ce qui a changé, ce que vous avez mesuré et ce qu'il faut inspecter demain. Cela vous aide à comparer les conditions d'un voyage à l'autre et rend les données utilisables pour la maintenance, la formation et les contrôles de sécurité lors de futurs voyages avec vos navires et votre équipement.

Pratique quotidienne permet d'obtenir un corpus pratique qui aide à la prise de décisions, la responsabilisation de l'équipage et la compréhension historique. Au fil du temps, votre journal révélera comment les conditions météorologiques, les courants et le comportement de l'équipement interagissent, transformant des notes éparses en un fichier cohérent sur lequel vous pouvez compter lorsque le voyage reprend ou qu'un rapport est requis.

Cadre pratique pour la tenue des journaux et leur remplacement

Commencer avec une première inscription consciencieuse et une routine établie : consigner à la fin de chaque quart, en notant qui, quoi, quand, où et pourquoi, et inclure un résumé concis des événements de la journée et des résultats des activités en cours.

Adoptez une approche à trois niveaux : un registre public pour l'équipage et la sécurité, un carnet privé pour les notes rapides et un protocole de remplacement pour les pages endommagées. Dans tous les livres, assurez le suivi de qui a fait quoi, où et quand pour garantir l'exhaustivité. Identifiez les lacunes lors d'un examen post-réunion et comblez-les avec de nouvelles entrées. Souvent, les notes les plus simples sont les plus précieuses.

La procédure de remplacement est simple : lorsqu'une entrée est endommagée ou manquante, consulter les meilleures sources – l'entrée initiale, les notes de réunion et tout registre de consultation – et rédiger le remplacement dans le même format. Avec le temps, classer le remplacement comme un addendum afin que le registre public n'en pâtisse pas.

La structure et les champs de données assurent la clarté : chaque entrée doit inclure la date, le lieu, la météo, les activités de routine (pêche, maintenance, vérifications d’entretien) et une brève remarque notant une ou plusieurs aventures rencontrées. Cela favorise l’exhaustivité entre les voyages et rend les journaux de bord très utiles pour les examens.

Maintenir le système consciencieux, flexible et accessible au public, le cas échéant, afin que les journaux de voyage rendent compte de toute la gamme des aventures et des activités et puissent être consultés au fil du temps.

Définir l'objectif du journal de bord en matière de sécurité, de responsabilité et de planification de voyage.

Ouvrez un journal de bord avec un objectif précis : assurer le suivi de la sécurité, démontrer la responsabilisation et orienter la planification de la navigation à chaque quart et escale.

On the panneau de journal de bord, structurez les entrées de manière à ce qu'elles soient faciles à lire et à vérifier. Incluez généralement : l'horodatage, la position, le cap, la vitesse, les conditions météorologiques, l'état de la mer et les activités en cours. Utilisez le même ordre à chaque fois afin d'améliorer la précision et de faciliter l'examen. Favret note qu'un format cohérent facilite le suivi ultérieur.

La sécurité repose sur un enregistrement précis et compris par tous les membres de l'équipe. Chaque entrée doit documenter les décisions, les actions entreprises et leur justification. Ce journal fournira une piste claire pour les analyses après action et aidera les équipes à rester comprises et alignées. La précision des horodatages, des positions et des activités contribue à des opérations plus sûres et révèle les tendances des conditions qui nécessitent une action.

Pour établir une responsabilité, assignez les tâches de saisie de données et assurez une cadence régulière de mises à jour. L'équipe doit savoir qui enregistre chaque élément et quand. Cela permet de maintenir le panneau de journal de bord- assurer la transparence des registres pour les propriétaires et les inspecteurs, et il établit une norme de performance.

Pour la planification du voyage, dégagez des informations du journal de bord : tendances du vent et des courants, état de l'équipement, fatigue de l'équipage et conditions. Utilisez ces points pour affiner les itinéraires, ajuster les quarts de veille et anticiper les approvisionnements ou les compromis. Un journal de bord bien tenu aide les équipes à travailler efficacement, réduit les risques et fournit une base crédible pour les décisions. En commençant par un précis panneau de journal de bord et en l'actualisant régulièrement, l'équipe assure l'exactitude des données et leur disponibilité pour l'examen.

Entrées quotidiennes : heure, position, vitesse, cap, météo, notes de quart

Commencer chaque entrée avec l'heure locale, la position (lat/long) et le cap. Enregistrer l'heure de départ et le prochain point de passage avec une note précise de l'ETA estimée ; assurer la cohérence en utilisant le même standard de temps quotidiennement, afin d'assurer la clarté.

Vitesse du loch en nœuds (deux décimales), cap en degrés vrais, et météo : vitesse et direction du vent, température de l'air, pression barométrique, visibilité et état de la mer. Utilisez un système d'unités cohérent et renseignez les champs dans les 2 minutes suivant l'observation.

Notes de quart du document : qui est à bord, leurs fonctions et toutes les observations faites pendant le quart. Inclure les actions notables, les alarmes ou les vérifications d'équipement afin de créer des registres traçables.

Suivre le carburant et les opérations : enregistrer le carburant à bord, le taux de consommation instantané et l’autonomie prévue à la vitesse actuelle. Noter les opérations en cours, l’état du moteur et toutes les tâches de maintenance requises avant le départ.

Inclure le contexte réglementaire et juridique : instructions précédentes, contrôles de sécurité et décisions prises lors de réunions. Référencer les directives réglementaires applicables et, le cas échéant, les tribunaux maritimes ou les autorités compétentes pour clarifier la conformité. Ceci garantit que le journal de bord soutient les audits futurs.

Perspective historique et examen minutieux : la discipline du dix-huitième siècle consistant à tenir des registres précis aide l'équipage à examiner les tendances, à se responsabiliser et à aider les équipes à développer un meilleur timing. Examiner les anciens journaux de bord pour repérer les schémas dans les changements de vent, les courants ou la consommation de carburant ; cela améliore les prévisions et l'efficacité opérationnelle.

Points de décision et voie à suivre : lorsque les prévisions divergent, faites un choix délibéré concernant la vitesse ou le cap ; le journal de bord indique pourquoi un changement a été effectué et qui l'a approuvé. Cet acte rend la continuité plus claire pour le quart et pour la planification future.

La collaboration entre plaisanciers : les revues lors d'une réunion avec l'équipage permettent de s'assurer que les actions nécessaires sont comprises ; le partage de notes aide tous ceux à bord et les bateaux à rester alignés. La réunion a permis d'uniformiser les entrées et d'améliorer la préparation aux opérations locales et aux contrôles réglementaires.

Choisir un format : application numérique, feuille de calcul ou carnet de bord papier

Optez pour une application numérique pour la plupart des voyages afin de saisir les heures de départ, les positions, les notes météorologiques et les incidents avec des modifications faciles et des recherches rapides. Associez-la à une simple exportation hors ligne afin que les enregistrements survivent aux pannes et que le stockage à long terme soit simple.

1. Application numérique

   • Avantages : saisie rapide pendant la navigation ; horodatage et données GPS joints automatiquement ; la synchronisation via le cloud permet à l'équipage de rester aligné ; les modèles réduisent les efforts répétitifs.

   • Inconvénients : dépendance à l'électricité ou au réseau dans certaines régions ; coûts d'abonnement ; pannes occasionnelles pouvant interrompre l'enregistrement.

   • Meilleure pratique : créer un modèle standard de saisie de départ, inclure les champs date, port de départ, prochaine étape, position, météo et événements notables ; configurer une exportation hebdomadaire au format CSV pour la sauvegarde ; archiver les voyages passés dans un dossier dédié.

2. Tableur

   • Avantages : configuration de colonnes flexible, possibilité d’exécuter des formules simples, fonctionne hors ligne, facile à partager sous forme de fichier.

   • Inconvénients : la saisie manuelle des données peut vous ralentir ; les erreurs nécessitent une attention particulière ; le formatage peut changer si plusieurs éditeurs modifient le fichier.

   • Meilleure pratique : verrouiller un ensemble de colonnes principal (Date, Départ, Arrivée, Position, Remarques) ; utiliser une feuille séparée pour les corrections et une page d'index pour la navigation ; joindre une copie de sauvegarde tous les quelques jours.

3. Journal papier

   • Avantages : Fiable sans alimentation électrique, durable sur le pont, l'écriture manuscrite fournit un enregistrement tangible que les équipages peuvent consulter à bord.

   • Inconvénients : la lisibilité peut varier en fonction de l'écriture manuscrite ; les intempéries ou l'humidité peuvent rendre les entrées illisibles ; la numérisation est nécessaire pour créer des sauvegardes numériques.

   • Meilleure pratique : consigner les événements de départ et d'arrivée sur place, maintenir un format soigné et daté, indiquer les corrections avec une seule ligne par modification ; emporter un carnet de rechange pour les longs trajets et transcrire périodiquement les éléments clés dans un fichier numérique principal.

Protocoles basés sur les montres : qui écrit, quand et comment vérifier les entrées

Affectez un veilleur dédié à chaque quart et assurez-vous de la passation afin de garantir l'exhaustivité. Cette pratique permet de s'assurer que les entrées sont exactes, vérifiables et prêtes à être examinées à la fin de chaque journée.

• Qui écrit
  • L'officier de quart (OOW) consigne les informations essentielles du quart, notamment la position du navire, le cap, la vitesse, la météo et les événements majeurs.
  • L'ingénieur de quart ajoute des détails sur la salle des machines, l'état du carburant, les températures, les pressions et tout défaut éventuel.
  • Les autres membres de l'équipe de quart contribuent par des remarques concises pour les événements notables, et chaque entrée est signée ou paraphée par son auteur ; le prochain quart accuse réception par une remarque de passation. Acceptez les corrections si nécessaire pour que le registre reste fluide et fiable.
• Quand écrire
  1. Au début de chaque quart : relever le statut de départ, les actions prévues et l'état actuel du navire.
  2. Durant le quart : consigner les changements de position, de vitesse, les conditions météorologiques, les paramètres du moteur et tout incident au fur et à mesure qu'ils surviennent.
  3. À la fin de chaque quart : mettre à jour la passation de consignes, noter les tâches reportées et vérifier que tous les éléments critiques figurent dans les journaux de bord, prêts pour le prochain quart.
• Comment vérifier les entrées
  1. Vérifiez les données AIS/GPS, le suivi de la navigation et le journal météorologique ; assurez-vous que les heures et les événements concordent dans toutes les sources.
  2. Comparer le carburant à bord avec le registre de carburant et les reçus ; tenir un compte courant et signaler tout écart en vue d'un examen.
  3. Vérifier les registres de gestion des déchets, les notes de maintenance et les contrôles de sécurité ; s'assurer que les enregistrements figurent dans les journaux de bord et correspondent aux observations à bord.
  4. En cas d'apparition d'une différence, remplacez la ligne incorrecte par une entrée corrigée et ajoutez une remarque sur la raison ; prenez les mesures correctives qui s'imposent et documentez le résultat, ce qui est utile pour plusieurs jours d'examen. Si une vérification échoue, enregistrez l'échec et répétez la vérification jusqu'à ce qu'elle réussisse.
• Contenu et structure
  1. Inclure les champs essentiels : horodatage, position, cap, vitesse, conditions météo et état de la mer, état du moteur, carburant à bord, gestion des déchets, actions de maintenance et équipage de quart.
  2. Apposer des signatures ou des paraphes, et citer les exigences des journaux de bord ou des procédures du navire ; normaliser le format pour réduire les erreurs.
  3. Utiliser un langage clair, éviter les termes vagues et veiller à ce que les entrées soient concises mais complètes ; inclure un court champ d'observation pour signaler les problèmes et les réclamations potentielles à la prochaine prise de quart. Maintenir une transition fluide entre les quarts pour assurer la continuité et éviter les lacunes dans les journaux de bord.
  4. Conservez un registre remarquable par sa clarté et utile tant pour l'équipage que pour les autorités publiques ; assurez-vous que le journal de bord conserve sa valeur grâce à des examens et des mises à jour régulières.
• Registres publics et privés
  • Maintenir un registre utile, remarquable et précieux pour les autorités portuaires et les rapports publics ; différencier ce qui reste interne de ce qui est inclus dans le journal public.
  • Veillez à ce que toute note destinée au public respecte les politiques de confidentialité et de sécurité ; ne divulguez pas de détails opérationnels sensibles qui ne sont pas requis par la procédure.
• Acceptation et corrections
  • L'équipe doit accepter les corrections lors du transfert de consignes, mettre à jour les journaux de bord en conséquence et confirmer que le registre public reflète les entrées convenues.
  • Toutes les corrections doivent être datées, signées et liées à l'entrée originale ; documenter la raison afin de préserver la traçabilité et d'éviter les litiges.

Remplacement d'un journal de bord endommagé ou perdu : étapes de reconstruction, de validation et d'archivage

Commencez par désigner un responsable de la prise de notes et établissez la liste initiale des lacunes. Cette évaluation initiale déterminera qui rédigera les nouvelles pages et quelle période de voyage est manquante. Désignez un ou deux membres du personnel de confiance comme rédacteurs pour assurer la cohérence, en vous référant à l'approche pratique de William Dampier comme modèle de méthode et de discipline.

Étape 1 : Rassembler les fragments restants, déduire les lignes manquantes et dessiner un plan de reconstruction. Récupérer les notes des membres d’équipage, les rapports météorologiques et les événements clés. Garder le plan simple : commencer par la date, l’identification du voyage et le numéro d’entrée ; puis renseigner les détails de mémoire et les vérifier croisés avec les journaux de bord de l’équipage à terre. En cas de naufrage près des côtes, ce processus permet de reconstituer rapidement le registre.

Étape 2 : Validation. Comparer les entrées reconstruites aux relevés météorologiques (vent, vitesse), aux mouvements du navire (cap et changements de vitesse) et à d'autres journaux de bord du voyage. En cas de problème, appliquer un processus de conciliation simple, référencer les cartes et les documents officiels. En cas de litige, la médiation peut aider avant que les tribunaux ne soient saisis.

Étape 3 : Archivage. Établir un fichier sécurisé et créer deux copies : une pour la bibliothèque du vaisseau et une pour les archives centrales. Étiqueter avec l’ID du voyage, la plage de dates et l’auteur principal. Utiliser un format de saisie clair pour que les futurs lecteurs puissent le lire facilement. Conserver des notes sur ce qui reste incertain et ce qui est confirmé pour guider les lecteurs.

Étape 4 : Pratique future. Sélectionnez un modèle standard pour les saisies et établissez des procédures en cas de perte ou de dommage : attribuez des rôles, fixez des échéances et formez l’équipe à la rédaction de saisies sans erreur. Incluez des conseils sur la manière de citer les données météorologiques, de conserver les brouillons et de gérer les conditions d’humidité qui menacent les archives. Le plan doit être pratique et reproductible.

Étape 5 : Représentation aux lecteurs. Préparez un résumé concis qui représente ce qui a été retrouvé, ce qui manque et comment vous avez validé chaque point. Indiquez la justification, les sources utilisées et les mouvements du navire afin que les lecteurs puissent suivre la séquence très clairement. Cette approche de conservation sera utile pour tout voyage futur.

Étape 6 : Médiation et tribunaux. Si un différend nécessite un arbitrage, entamer une médiation avec les parties concernées et, au besoin, préparer un mémoire pour les tribunaux. Cette méthode assure l'équité et la transparence du dossier tout en soutenant les opérations en cours et l'histoire du navire pour le prochain équipage et les lecteurs.