Greece Updates Chartering Rules for Foreign-Flag Boats – Key Changes for Operators

Recommended action: Hire a qualified local broker to verify the vessel’s identity and ensure the holding and ownership documents are registered with the authorities before you charter abroad. Align the front-office workflow with the hellenic rules and prepare a service plan for port calls that includes clear customs procedures during quiet mornings in mykonos.

From this season, authorities require a formal operator identity for foreign-flag charters and a verified unit dossier. You must provide a certificate ou permit issued by the hellenic authorities, confirm the registered owner and the holding company, and show cross-border validation if operations involve boats based abroad. The process affects motor yachts as well as others vessels, and requires close coordination with customs for voyages that start in adjacent ports. The changes apply from now on and affect motor yachts as well as others. Operators were instructed to prepare the documentation ahead of their first charter.

Practical steps for operators include appointing a local contact in mykonos for guest handling, dockage coordination, and customs clearance; assemble a dossier covering the vessel’s identity, the registered owner, and the holding company; document the unit that runs each charter and track changes to the itinerary through symi and mykonos ports; for croatian crews, prepare visa and work-permit records and confirm compliance with hellenic authorities. This approach being designed to reduce delays at inspections.

Next steps include maintaining a rolling compliance calendar, training crews on the updated procedures, and keeping on-board records of service interactions with port authorities and customs during the season. Establish a quick-response plan for adjacent port calls and ensure your paperwork reflects the latest hellenic guidelines so that inspections pass smoothly at each port of call in symi, mykonos, and other popular hubs. For routes including symi task notes, ensure documentation covers both spellings.

General Rules

Always confirm berthing with the gouvia marina before arrival to secure a slot and avoid evening delays. For yachting operations, this is a major planning step that sets the tone of your charter and keeps crew and owner confident.

Prepare the dekpas clearance and maintain accurate sailor manifests. Ensure all crew documents align with schengen rules and flag state requirements, and keep digital copies on hand.

Report to port authorities with clear controls and checklists. Does the vessel meet safety standards, and is lifebuoy, fire-fighting gear, and VHF in date? Update your course plan for the leg to corfu island to reflect local constraints.

Berthing at gouvia requires proof of ownership and valid port dues; ensure an ample berth plan and avoid flat, crowded pontoons.

Costs vary with season; plan a budget for major marina charges, pilotage, and crew welfare; a clear list helps you control the cost envelope.

Evening arrivals may require extended checks; have a simple holding pattern plan and a ready offer de postes d'amarrage alternatifs.

Tenir un registre unique et des procédures opérationnelles standard pour les opérations de yachting ; cela aide les autorités à suivre la conformité sur tous les canaux.

Les conditions sur les routes insulaires, la météo, la houle et les restrictions portuaires peuvent changer rapidement ; consultez les prévisions quotidiennes et adaptez-vous en privilégiant une mer calme et plate lorsque possible.

Qui est concerné par les nouvelles règles d'affrètement sous pavillon étranger ?

Si vous exploitez un navire battant pavillon étranger pour affrètement dans les eaux grecques, vérifiez dès maintenant la conformité et adaptez vos modèles de contrats de 7 jours en conséquence. Ces changements ne peuvent être ignorés, et il est toujours préférable de s'aligner rapidement plutôt que d'effectuer des corrections réactives.

Une unité doit se conformer aux exigences de l'État du pavillon et aux attentes de la Grèce en matière de sécurité.

Ces règles affectent plusieurs groupes et dépendent d'une documentation plus claire, de contrôles de sécurité et d'opérations rationalisées, en particulier dans les villes portuaires animées pendant les saisons du meltem, lorsque les conditions météorologiques et l'état de la mer changent rapidement.

Ces fenêtres de temps dépendent des profondeurs des marinas, de la météo et du calendrier du meltem.

• Opérateurs et propriétaires de navires battant pavillon étranger : vérifiez les documents de l’État du pavillon, maintenez une assurance à jour, assurez-vous que les qualifications de l’équipage satisfont aux exigences grecques et actualisez les certificats de sécurité. Mettez à jour vos pratiques de détention et de déclaration et assurez-vous que l’équipement et les manuels fournis sont à jour.
• Courtiers et sociétés de gestion représentant des voiliers et des unités monocoques : veuillez confirmer l'exactitude du pavillon du navire, des profils de vitesse et des journaux de voyage ; fournir un module de transactions conforme et des mises à jour de statut en temps réel pour les clients.
• Ports de plaisance et autorités portuaires : appliquez de nouvelles procédures d'admission, exigez la présentation ou l'accessibilité du dekpas, et assurez le suivi des itinéraires de 7 jours pour les charters battant pavillon étranger. Coordonnez les plans d'urgence météorologique et assurez-vous que des options d'amarrage, y compris les arrangements à quai arrière, sont disponibles en cas de besoin.
• Membres d'équipage servant sur des charters battant pavillon étranger : suivez des séances d'information sur la sécurité actualisées, une planification de la charge de travail et des contrôles de communication multilingues ; assurez-vous que la gestion des risques météorologiques est incluse dans les contrôles préalables à l'embarquement et que la formation couvre le comportement du meltem et les procédures d'urgence.
• Invités et clients sur les voiliers : recevez des informations claires sur ce qui est fourni à bord, y compris l'équipement de sécurité, les prévisions météorologiques et la couverture d'assurance ; comprenez les profondeurs et les mouillages le long de la route, et sachez quelle est la faible flexibilité du calendrier.
• Équipes de planification opérationnelle : créez des itinéraires quasi prêts qui tiennent compte des fenêtres météorologiques, planifiez les profondeurs dans les ports et alignez-vous sur un cycle de caractère de 7 jours. Utilisez le nouveau module pour suivre la conformité, les temps d’attente et les éventuels suppléments en cas de modifications tardives.

Agir maintenant, intégrer un module de conformité dédié, former les équipages aux exigences des pavillons étrangers et se coordonner avec le personnel de la marina pour s'assurer que l'amarrage à quai arrière est disponible. Ces mesures protègent vos actifs et créent des aventures pour les invités tout en assurant le bon déroulement des opérations pendant les vents meltem et dans les marinas populaires.

Documentation, permis et notifications de l'État du pavillon

Veuillez soumettre les documents obligatoires au moins six semaines avant le voyage afin d'éviter les arrêts réglementaires et les amendes. Préparez le plan d'action en créant une liste claire des éléments requis : permis, certificats, détails du navire et équipement de sauvetage.

Tenir un registre quotidien des documents et certificats à l'appui de la conformité aux exigences de l'État du pavillon. Généralement, organiser le dossier par navire, type de certificat, date d'émission et date d'expiration, et partager les mises à jour avec l'opérateur de l'affrètement et les autorités si nécessaire. Créer une version limitée des documents clés pour des vérifications rapides lors des escales.

Certains formulaires nécessitent une signature de type kalamos ; vérifiez si la signature à l'encre ou numérique est acceptée, et assurez-vous que le skipper signe le document. Incluez la page signée dans le dossier concerné et conservez une copie charmante pour les audits.

En dehors des opérations normales, informer l'État du pavillon de tout changement affectant l'enregistrement ou l'étendue des opérations. Ce sujet couvre les changements de skipper, de nom du navire, de port d'attache ou de zone de pêche. Pour les pavillons croates, respecter les règles de notification spécifiques afin d'éviter les pénalités.

En cas de non-conformité, les autorités de réglementation peuvent imposer des amendes et exiger l'arrêt des opérations jusqu'à ce que le problème soit résolu. Une exception est prévue pour les travaux de sécurité imminents, mais vous devez déposer un plan mis à jour et inclure des documents justificatifs. En général, répondez à tout avis sans délai afin de minimiser les temps d'arrêt ; consultez l'État du pavillon pour obtenir des conseils et documentez le raisonnement de l'exception.

Parallèlement, maintenez des canaux ouverts avec les autorités pour vérifier que les mesures prises répondent aux attentes réglementaires. Élaborez une liste de contrôle concise et charmante qui couvre les points suivants : sous, souvent, parcours, liste, quotidien, conformité, sujet, extérieur, amendes, consulter, kalamos, croate, situation, skipper, vie, inclure, pêche, et gardez ce fichier prêt pour une consultation rapide lors des inspections.

Exigences relatives à l'équipage, admissibilité des navires et approbations de l'État du pavillon

Avant d'affréter, vérifiez les licences de l'État du pavillon et les certificats de sécurité du navire sur le site web des autorités helléniques, et assurez-vous d'être à jour concernant les exigences de l'État du pavillon en matière de titres de compétence de l'équipage. Cela réduit les retards imprévus au mouillage et permet de garder le cap sur la marina de Lefkada, où d'agréables installations facilitent les contrôles par les autorités.

Les exigences relatives à l'équipage sont conformes aux normes STCW reconnues par l'État du pavillon. L'équipage est organisé en unités : un capitaine, un second ou un chef mécanicien, et un équipage de pont ou de machine adapté à la taille du navire. Les officiers de pont et de machine doivent être titulaires de licences, de certificats médicaux et d'une familiarisation avec les réglementations locales en vigueur. Tout l'équipage doit suivre un module de formation tepai avant de naviguer sur les routes de l'est et du sud-est, et conserver des copies numériques prêtes à être inspectées par l'autorité. Les heures de repos doivent être enregistrées et respectées afin de protéger la sécurité en mer à proximité des côtes rocheuses ou des zones de mouillage et des eaux calmes.

L'admissibilité du navire dépend des certificats de l'État du pavillon, de la longueur du navire, des normes de construction et de l'équipement de sécurité à bord. Assurez-vous que les radeaux de sauvetage, les gilets de sauvetage, le matériel de lutte contre l'incendie, l'AIS, le radar et la VHF conformes à la convention SOLAS sont installés et inspectés. Le navire doit être classé par une société reconnue et posséder un certificat de franc-bord valide, renouvelé dans les délais prescrits. La Grèce exige des documents à Lefkada ou dans d'autres marinas fréquentées pour les audits effectués par les sections de gestion et de détention de l'autorité portuaire. Vérifiez les étapes bureaucratiques sur le site web et préparez une lettre de détention si nécessaire.

Pour les approbations de l'État du pavillon, entamez la procédure bien à l'avance. Rassemblez les documents de propriété, les certificats de classe, les listes d'équipage et un plan de voyage signé. Soumettez-les à l'autorité du pavillon et au contrôle de l'État du port grec local lors du renouvellement des approbations. Attendez-vous à un examen bureaucratique et gardez la documentation du navire prête pour un nouveau cycle d'inspection. Utilisez les contacts de gestion de votre État du pavillon pour assurer la coordination avec les itinéraires est et sud-est afin de garantir que le navire puisse opérer légalement d'un mouillage paisible à des emplacements offshore éloignés, le long de kilomètres de côtes.

Mesures concrètes : maintenir un fichier numérique centralisé sur le site Web avec les données du navire et de l’équipage ; désigner un contact principal de votre équipe de direction ; planifier des itinéraires qui restent dans les eaux protégées et évitent les ports inconnus ; vérifier les autorisations douanières et portuaires là où vous allez. Assurez-vous de connaître les réglementations de protection locales et que la protection de l’équipage et des passagers est priorisée pendant les opérations d’affrètement le long de la côte est, près des côtes rocheuses et en mer calme. Effectuez des sauvegardes de données et conservez-les à quelques kilomètres de vos opérations pour un accès rapide, et assurez-vous que les renouvellements et les mises à jour des modules restent à jour.

Calendriers de mise en œuvre, dispositions transitoires et délais de grâce

Adopter une transition de 12 mois débutant en juillet 2025, avec des vérifications trimestrielles des licences et un délai de grâce de 6 mois pour les opérations existantes afin de s'aligner sur les nouvelles règles. Cette approche axée sur la valeur réduit les temps d'arrêt dans les ports et stabilise les prix pendant la transition.

Les dispositions transitoires établissent l'ordre des étapes : les licences existantes restent valides jusqu'à leur expiration, et les nouvelles demandes suivent les critères révisés. Les demandeurs soumettent les données de licence, les détails des voiles, les informations sur les navires et les informations sur les prix via le portail des bureaux centraux pendant les 90 premiers jours. Pendant ce temps, les autorités effectueront des vérifications pour les navires plus anciens et approuveront les renouvellements sur les routes de haute mer dans des régions telles que Santorin, Lefkada et Égine. Le processus est conçu pour être fiable pour les propriétaires et les flottes opérationnelles.

Les périodes de grâce précisent une fenêtre de 90 jours pour lancer de nouveaux itinéraires sans interruption et une fenêtre de 6 mois pour mettre les anciennes flottes en conformité, avec des jours de contrôle pendant les soirées douces et les premières heures du matin. La tarification doit refléter les règles transitoires, avec des informations claires dès la première saison et l'évitement de pics soudains qui perturberaient les affrètements de nuit liés à la vie nocturne. Inclure des itinéraires équilibrés le long des plages de sable pour maintenir la valeur et la sécurité.

Pour les propriétaires, les exploitants slovènes et ceux battant d'autres pavillons étrangers devraient dès à présent adapter leurs actifs au nouveau cadre ; vérifier les licences existantes et planifier les mises à niveau. L'organisme de réglementation publiera un éventail de conseils par le biais des canaux officiels et des bureaux fiables dans les ports. La documentation devra couvrir la valeur, l'âge du navire, l'état des voiles et les prix actuels. Parallèlement, les bureaux locaux offrent un soutien pratique pour assurer le bon déroulement des opérations, y compris les départs tardifs et les locations en soirée dans les mers bleues autour de Lefkada, Égine et Santorin.

Fees, registrations, and ongoing reporting obligations

Register the foreign-flag vessel with the Greek authorities before arrival and lock in a transparent fee plan; this lets you project costs clearly and align payments with your service schedule. Fees cover initial registration, certificate issuance, and annual renewals; in june and august, expect seasonal surcharges for ports and services in destinations like mykonos and alimos.

Understanding the requirements for daily reporting helps you stay compliant. Regarding operations, maintain a daily log of position, weather, wind, engine hours, and safety checks; update port calls, spots, and route changes as they occur to avoid surprises or fines; when you arrive at a spot, verify the local filing and any extra fees with the port authority in that country.

Set up a local service contact at alimos or another registry office; assemble documents, keep them in a dedicated home file, and assign a daily shift for the admin team to handle renewals and reporting. Keep digital copies and a simple, printable checklist for stops and inspections to minimize rocky delays, avoid incurring fines, and stay ready for spot checks during a busy season. Maintain awareness of the weather and plan ahead for shore stops, especially for fleets among gentler vessels operating in september’s winds or august heat.